종로구(구청장 김충용)는 행정우편물 발송 등 업무수행 중 발생하는 민원발생을 원천적으로 줄일 수 있도록 우편물 처리방법을 전산으로 통합 처리하는 ‘종로 e-우편시스템(JIPS)’을 개발, 이달부터 운영하고 있다고 밝혔다.
이는 한해 평균 우편물 발송이 200만여 건에 우편요금만 약 9억5000만원이 지출되고 있지만 우편물 처리 6개 부서에서 일일이 수기로 작성한 후 서로 다른 방식으로 처리하는 등 비효율적 업무처리가 누적되고 있다는 판단에 따라서다. 이런 탓에 연간 반송우편물이 19만 건에 달하고 반송우편물 보관 및 내용확인 어려움으로 민원발생의 원인이 돼 왔다.
‘종로 e-우편시스템’은 종전 수기로 관리하던 우편물 관리를 전산화하는 동시에 전체 행정우편물의 92%를 차지하는 지방세 및 세외수입고지서를 전산관리대상으로 포함시켰다. 또 다량 등기우편제도를 통한 요금 3% 할인과 반송불필요제 실시로 건당 1500원의 예산을 절감했으며 우편요금 신용카드납부제로 0.4%의 할인을 받아 연간 1억 원의 예산을 줄일 수 있게 됐다. 이밖에 새주소 자동변환기능도 갖추고 있어 기존 방법보다 쉽게 새주소 표기를 할 수 있을 뿐 아니라 종로구 전자결재․행정포털시스템과도 연계가 가능하다.
구 관계자는 “금년 6월22일부터 <질서위반행위규제법> 시행으로 과태료를 제때 납부하지 않으면 가산세가 붙게 되는 등 민원증가가 예상됨에 따라 우편물발송시스템의 개선이 필요했다”면서 “이번 전국 최초의 통합시스템 구축으로 종전 20~30분 소요되던 업무를 2~3분으로 처리할 수 있게 됐다”고 말했다.
한편 구는 통합우편물 시스템 운영과 관련, 등기우편물 전달과정 조회 및 일반우편물 반송사유 분석정보제공시스템과 우체국시스템을 연계․개발하고 법적 근거마련을 위해 지방세와 세외수입 관련 법규(14종) 정비를 추진했다. 이 결과 지난달 23일 시범적으로 3만8000여건의 주민세고지서를 성공적으로 발송했다.
<방용식 기자>