최근 청와대와 노무현 전 대통령 간 갈등으로 기록물관리와 방법 등 기록물관리에 대한 중요성이 요즘처럼 이목을 끈다. 이런 가운데 성동구(구청장 이호조)가 기록물을 체계적으로 관리, 행정효율을 높이고 지역주민의 행정정보 공개수요에 능동적으로 대처하기 위해 기록물 전산화 및 자료관 DB구축 사업을 벌이고 있다.
이번 사업은 <공공기관의 기록물 관리에 관한 법률> 시행에 따른 자료관시스템 운용의 일환으로 이뤄지는 것으로, 구는 2003년 이전에 생산된 영구․준영구기록물 중 중요서류와 도면 등 이미지를 스캔 저장하고 색인목록을 DB화하고 있다.
구에 따르면 DB작업은 1단계로 대상기록물 선별․분류 및 색인목록을 작성하고 2단계로 원본기록물 스캐닝 및 자료관 시스템 DB입력, 3단계 재편철과 서가배치 등으로 진행된다. 작업은 지난 2006년 처음 시작된 후 2010년까지 추진된다. 구는 이에 앞서 지난 2006년 구청보유 자료 1000권을 스캔 저장했다.
특히 구는 보존기간이 만료된 기록물을 폐기할 때 ‘문서인계현장에서 즉시 파쇄’하는 보안폐기방식을 서울시 자치구 처음으로 도입됐다. 보안폐기방식은 특수차량을 이용해 직원이 지켜보는 가운데 문서를 현장에서 파기하는 방식으로 기존 폐지매각방식과 달리 개인정보수록 기록물의 외부유출 가능성을 원천적으로 차단하는 방식이다. 현재 인천광역시 일부 자치구와 경기 시흥시 등 일부지역에서 시행하고 있다.
구는 또 지난 2004년 5월 현재의 청사로 이전하면서 지하에 170여 평 규모의 종합서고를 마련하고 직원 1명과 사서교육원 교육을 이수한 사람 2명을 일용직 직원으로 채용해 기록물의 체계적 관리에 앞장서고 있다. 종합서고에는 약 27만3000권이 보관돼 있고 이번 DB구축 대상은 1만7000여권에 이른다.
민원여권과 오경희 문서관리팀장은 “그동안 3년여의 전산화작업을 통해 기록물 보존 및 기관 간 상호 자료 활용이 쉬워졌다”면서 “이번 사업을 통해 보존기록물의 안전하고 체계적 관리뿐 아니라 민원인의 행정정보 공개요구 때 신속한 정보제공이 가능해져 민원인 만족도도 높아질 것으로 기대된다”고 말했다.
<방용식 기자>